DAY-OF COORDINATION

Hai cercato e selezionato i fornitori e definito con loro i dettagli del servizio. Sei stata brava!

Ma quel giorno vuoi avere occhi solo per lui e per i tuoi ospiti. Non vuoi avere preoccupazioni. Non vuoi chiedere alla tua testimone di depositare I libretti in chiesa, nè a tua mamma di caricarsi in macchina tutti quei graziosi cadeaux che hai acquistato. Non vuoi ritrovarti a dover chiamare l’autista che ha sbagliato indirizzo, non vuoi accorgerti all’ultimo che le sedie sono sbagliate e il DJ vestito con una camicia awajana. Non ami questo genere di sorprese!

Vuoi qualcuno che controlli che gli accordi vengano rispettati e che abbia il tempo e l’esperienza per ovviare a problemi last-minute.

Posso offrirti questo aiuto e anche qualcosa in più.

Come funziona?

  • Due/tre settimane prima della data ci vediamo per tre ore nel mio ufficio e passiamo in rassegna tutti i contratti/accordi presi con i tuoi fornitori. 
  • Poi comunichi a tutti i fornitori che hai assunto una persona che si occuperà del coordinamento on site.
  • Se non le conosco, ci programmiamo una site inspection delle location (cerimonia e ricevimento)
  • Se necessario ti suggerirò di valutare qualche modifica o integrazione agli accordi
  • Io mi confronto con loro per verificare che gli accordi siano chiari e per verificare con loro tempi e logistica.
  • Poi preparo e condivido con tutti Runsheet e Contact Sheet.
  • Il giorno dell’evento, porto on-site e allestisco quello che abbiamo concordato, verifico che i fornitori eseguano quanto concordato, faccio squadra con loro, li supporto nel problem solving dell’ultimo minuto e nelle piccole decisioni che vanno necessariamente prese on-site
  • Al termine dell’evento ritiro tutti i materiali rimasti/persi dagli ospiti, mi assicuro che il Borderò sia stato compilato, all’occorrenza distribuisco i saldi ai fornitori.
  • Quel giorno sono on-site tutto il tempo. Generalmente la prima ad arrivare e l’ultima ad andare via (ma questo lo decidiamo insieme anche in funzione della complessità dell’evento).

 

  • Puoi integrare questo servizio con “Suite coordinata”, “Coccole per i vostri ospiti e altre bellezze!” e “Noleggi”.
  • Prima di accettare l’incarico ti chiederò quali sono i fornitori coinvolti.
  • Questo servizio è richiedibile solo DUE MESI prima della data previa conferma disponibilità (o prima, nel caso in cui abbia già fissato tutte le date dei matrimoni a servizio completo: il modo migliore per saperlo è provare a chiedermi! ;-).

Qual è l’investimento?

a partire da euro 900,00 + IVA (in funzione della complessità dell’evento) che includono:

  • appuntamento di tre ore in ufficio o via skype
  • site inspection
  • attività di backoffice: recall e coordinamento dei fornitori, Runsheet, Contact Sheet
  • 10 ore on-site il giorno dell’evento
  • un’assistente.

Se per complessità logistiche mi occorre un vero alter-ego (che possa fare le mie veci in una seconda location), occorrerà prevedere un’assistente “senior” con un extra costo forfettario di euro 100,00.

Ogni ora extra oltre le 10 verrà calcolata a consuntivo euro 45,00 + iva. Sono escluse le spese di trasferta (oltre i 30km da Torino centro) che verranno consuntivate al costo (rimborso spese carburante e pedaggi).

Sì! Voglio verificare la disponibilità della mia data!