PHILOSOPHY

IL NEMICO

Per quanto possa sembrare complesso e difficile il progetto, occorre crederci fino in fondo. Il timore di non riuscire e’ il nostro peggior nemico.

Per poter coinvolgere un’intera squadra e convincerla della bonta’ e fattibilita’ di un progetto, e’ fondamentale mostrarci fermi e sicuri. Senza timori. Essere creativi significa talvolta uscire da percorsi gia’ segnati e gia’ compiuti e cio’ comporta una piccola percentuale di rischio di maggiore. Se non si e’ in grado di assumersi questa responsabilita’, difficilmente si riuscira’ ad ottenere qualcosa di “nuovo”. Un appello a tutti gli sposi: “Credeteci con me e non guardatevi indietro. Occhi sul risultato e passo deciso”.

GLI STIMOLI

Sempre in merito alla creatività, un aspetto a cui sono dedicate le prime due regole: qualcuno obietterà che la creatività è un dono. E’ vero in parte. In parte bisogna educarci a saper riconoscere gli stimoli ed utilizzarli poi nella giusta situazione e contesto.

Pinterest, i blog di settore e la rete in generale ci offrono un pozzo enorme a cui attingere, ma se siamo attenti e consapevoli, tutto può essere per noi fonte di ispirazione: anche una vetrina, uno spot tv, un articolo sul giornale, una conversazione, un prodotto, il libro di un bambino, una tecnica di stampa, una nuova tecnologia….l’elenco sarebbe infinito. L’ispirazione può arrivare in qualsiasi momento e da qualsiasi direzione. Occorre essere predisposti a riconoscerla e in qualche modo “archiviarla” per poterla utilizzare quando necessario.

IL METODO

E’ uno fra gli errori piu’ comuni: iniziare a camminare prima ancora di aver chiarito in quale direzione occorre andare. Facendo tesoro delle mie precedenti esperienze professionali ritengo di fondamentale importanza raccogliere un BRIEF dal cliente nel modo piu’ accurato possibile e conseguentemente elaborare concept e mood/trattamento dell’evento.

Occorre avere una vision complessiva del risultato che si vuole ottenere per capire esattamente quello che dobbiamo cercare.

LA SQUADRA

Una parte essenziale del mio lavoro e’ quella di mettere tutti i fornitori coinvolti nella condizione di potersi esprimere al meglio.

In un post ho parlato di come un wp debba definire il territorio in cui ogni fornitore potrà operare e segnare per tutti la direzione da seguire. Non è una performance individuale. Il direttore d’orchestra assegna uno spartito e suggerisce i modi e i tempi degli ingressi per ottenere un amalgama perfetta di tutti gli elementi.

CREDIBILITA’ E AUTOREVOLEZZA

Sempre in merito al rapporto con i fornitori: l’autorità è imposta mentre l’autorevolezza viene riconosciuta per comprovate professionalità, capacità e competenze.

Il wedding planner non è un catering, nè un fotografo o un fiorista, non allestisce tensostrutture, nè stampa, nè suona il violino. Ma è fondamentale per un wp avere una conoscenza sufficiente di ognuno di questi settori per poter valutare la professionalità dei fornitori e nel contempo essere riconosciuti da questi stessi fornitori come dei team leader credibili.

D’altra parte è ragionevole pensare che un wp non avrà mai la loro esperienza e la loro competenza nel loro specifico settore (ovviamente parlando di professionisti seri e competenti). Ed è quindi fondamentale porsi con estrema umiltà di fronte ai loro suggerimenti e alle loro raccomandazioni.

E’ molto più facile ottenere il risultato quando la squadra lavora in un clima sereno e disteso, senza prevaricazioni e senza invasioni di campo.

TRASPARENZA

E’ una frase di Benjamin Franklin che riflette esattamente un punto essenziale della mia filosofia.

In primo luogo va riferita all’annosa questione delle provvigioni dai fornitori (un NO-NO) di cui ho lungamente parlato qui. Nella speranza che il cliente impari a riconoscere il valore di questo approccio. La diffidenza che ancora oggi esiste nei confronti della figura del Wedding Planner affonda qui le sue radici più profonde. Per sradicare questa concezione occorre estrema trasparenza nel dare evidenza al cliente di tutti i costi e di tutti i guadagni del consulente.

IL BUDGET

Arriva al numero 7 ma per importanza poteva essere anche la numero uno.

L’importanza di chiarire anzitutto il budget dell’intero progetto. E’ un modo anzitutto per renderne efficiente lo sviluppo senza inutili perdite di tempo per il planner, i fornitori e il cliente stesso. E in secondo luogo aiuta a definire le priorità, a capire dove è possibile ridurre la spesa e con quali conseguenze, a valutare la fattibilità del progetto o a considerare soluzioni alternative.  Quando il cliente fornisce un’indicazione del budget complessivo che intende investire, il primo passo è lavorare a una Simulazione di Allocazione del Budget ripartito fra le varie voci di spesa. Ovvero si suggerisce al cliente come investire quel budget. Nel caso in cui non pervenga un’indicazione di spesa, verranno invece proposte due/tre diverse Simulazioni in diverse fasce di prezzo. Ovviamente il lavoro sopra descritto puo’ essere ragionevolmente fatto solo avendo preliminarmente raccolto un Brief accurato (vedi Rule 3).

Talvolta viene percepita una certa reticenza del cliente a svelare le sue carte, quasi che l’esplicitare chiaramente la propria disponibilità o volontà di spesa possa dar adito alla controparte di “gonfiare” dei prezzi che altrimenti sarebbero stati inferiori.

THAT DAY non lavora così. La vostra indicazione guiderà solo nella selezione di un fornitore piuttosto che un altro, o un tipo o un livello di servizio piuttosto che un altro, una maggiore o una minore articolazione del progetto. Un appello agli sposi: “Siate onesti con me così come io lo sarò con voi. Se vi tenete l’asso in mano rischiate di perdere il punto”.

PROBLEM SOLVING

Ci sono una serie di piccoli contrattempi difficilmente prevedibili che vanno risolti velocemente e in corsa.

E ci sono invece i problemi che possono anzi devono essere riconosciuti ed individuati da subito. A questi possiamo a) trovare una soluzione per risolvere o aggirare il problema b) non trovare una soluzione per cui decidiamo di cambiare direzione.

Un esempio: una data location non è fornita di un parcheggio adeguato alle nostre necessità. Riconosciuto il problema con anticipo (e non durante l’evento) posso individuare diverse soluzioni: a) parcheggiatori per sfruttare “a tappo” lo spazio a disposizione b) servizio navetta con un’area parcheggio preventivamente identificata, da comunicare agli ospiti c) organizzazione di transfers d) invitare gli ospiti ad utilizzare le aree parcheggio più vicine magari mappandole su una cartina fornita precedentemente d) se ero indecisa fra quella e un’altra location, l’identificazione del problema potrebbe essere quel sassolino in più sulla bilancia. Ogni possibilità andrà valutata sulla base del contesto specifico in cui ci troviamo.

OGNI COSA A SUO TEMPO

Esiste un tempo per ogni cosa, a volte anticipare il tempo di una scelta/ valutazione significa doverla riconsiderare/rivalutare in seguito.

Inutile iniziare la ricerca del fiorista quando ancora non abbiamo il progetto. Non sapremmo se dobbiamo cercare qualcuno bravo a lavorare materiali alternativi e innovativi o qualcuno bravo in uno stile più formale, non sappiamo ancora se avremo bisogno di centrotavola e come (magari opteremo per un’altra tipologia di servizio senza placee, o magari avremo un unico tavolo rettangolare), e magari non sappiamo neppure ancora se sarà una cerimonia in chiesa o in comune (capita anche questo).

Emblematico il racconto di una sposa (letto su un blog) che non appena annunciato il suo fidanzamento è corsa a far visita a ben 22 diversi fioristi, lamentandosi poi che non tutti fossero disposti a realizzare per lei dei campioni di centrotavola gratis per consentirle una valutazione (!?).

Questo e’ un NO-NO. E’ inutile perdere tempo prezioso che potrebbe essere impiegato in mille modi più proficui nella spasmodica ricerca di un fiorista al quale chiedere un esercizio di stile fine a stesso.

LET’S HAVE FUN!

La mia promessa non è semplicemente quella di non farvi arrivare stressati al Vostro Giorno. La Promessa è quella di farvi divertire lungo tutto il percorso!